Sumulat ka man sa isang kaibigan o isang kasosyo sa negosyo, ang pag-alam kung paano magsulat ng isang liham nang maayos ay isang mahalagang kasanayan.
Dati-rati ang mga liham ang tanging paraan ng komunikasyon bago ang edad ng internet at mobile phone.
Sa post sa blog na ito, magbibigay kami ng sunud-sunod na gabay kung paano gumawa ng mabisang liham.
Sasakupin namin ang lahat mula sa pagpili ng tamang papel, pag-draft ng mensahe, pag-proofread ng iyong sulat at pagdaragdag ng personal na ugnayan. Kaya, magsimula tayo!
Ang kakailanganin mo
Upang gumawa ng liham, kakailanganin mo ang mga sumusunod na supply:
- Isang sheet ng 8.5″ x 11″ na karaniwang printer na papel
- Isang printer
- Isang panulat o lapis
- Isang sobre
- Selyo (kung ipapadala ang liham)
Kapag nakuha mo na ang iyong mga supply, sundin ang mga hakbang na ito:
1. I-fold ang sheet ng papel sa kalahati pahaba upang lumikha ng isang tupi. Buksan ang papel at pagkatapos ay tiklupin ang bawat gilid upang matugunan ang tupi sa gitna, na lumilikha ng dalawang mas maliliit na tupi. Tiklupin muli ang papel sa kalahati sa kahabaan ng orihinal na tupi upang lumikha ng isang nakatiklop na titik.
2. Sa kaliwang tuktok ng harap ng nakatiklop na liham, isulat ang iyong address. Sa kanang tuktok ng harap ng nakatiklop na titik, isulat ang petsa. Sa ibaba nito sa kaliwang bahagi, isulat ang pangalan at address ng tatanggap.
3. Buksan ang nakatiklop na titik at sa kaliwang bahagi malapit sa itaas, sumulat ng isang pagbati tulad ng “Mahal (Pangalan),” Sa ibaba nito sa kanang bahagi, laktawan ang isang linya at simulan ang pagsulat ng iyong liham. Siguraduhing mag-iwan ng sapat na espasyo sa magkabilang panig para sa mga lagda bago tiklop muli ang iyong sulat.
4 Ilagay ang iyong sulat sa isang sobre na may tamang selyo na nakakabit at ipadala ito sa koreo!
Hakbang 1: Piliin ang iyong stationery
Dapat ipakita ng iyong stationery ang iyong personal na tatak at istilo. Kung hindi ka sigurado kung saan magsisimula, isipin ang uri ng mensahe na gusto mong iparating sa iyong liham. Naghahanap ka ba ng isang bagay na klasiko at walang tiyak na oras? O pupunta ka ba para sa isang mas modernong hitsura?
Kapag nakapagpasya ka na sa pangkalahatang tono ng iyong liham, oras na para piliin ang aktwal na stationery. Mayroong napakaraming magagandang opsyon sa labas, kaya maglaan ng oras at humanap ng isang bagay na talagang nakikipag-usap sa iyo.
Kung nalulungkot ka, magsimula sa isang simpleng paghahanap sa Google o Pinterest. Maaari mo ring tingnan ang ilan sa aming mga paboritong stationery shop sa ibaba.
Hakbang 2: Tugunan ang liham
Ang ikalawang hakbang sa pagtugon sa isang liham ay ang pag-print ng pangalan at address ng tatanggap sa sobre. Ang pinakamahusay na paraan upang gawin ito ay ang paggamit ng isang printing labeler, na maaaring mabili sa anumang tindahan ng supply ng opisina.
Kung wala kang printing labeler, maaari mong isulat sa kamay ang impormasyon ng tatanggap o i-type ito gamit ang isang word processing program at pagkatapos ay i-print ito sa envelope.
Kapag sumusulat sa pamamagitan ng kamay, siguraduhing gumamit ng malinaw, nababasang sulat-kamay. Isulat ang pangalan ng tatanggap sa unang linya, na sinusundan ng kanilang address ng kalye sa pangalawang linya.
Kung nakatira sila sa isang apartment o condo, isama ang impormasyong iyon sa ikatlong linya. Sa ikaapat na linya, isulat ang kanilang lungsod, estado, at zip code.
Kung gumagamit ka ng word processing program para tugunan ang iyong sobre, magsimula sa pamamagitan ng pag-type ng pangalan ng tatanggap sa unang linya. Sa pangalawang linya, i-type ang kanilang address ng kalye. Kung nakatira sila sa isang apartment o condo, isama ang impormasyong iyon sa ikatlong linya.
Sa ikaapat na linya, i-type ang kanilang lungsod, estado at zip code. Pagkatapos ay i-print ang iyong dokumento at idikit ito sa iyong sobre gamit ang malinaw na tape.
Hakbang 3: Isulat ang petsa
Ang petsa ay dapat na nakasulat sa kanang sulok sa itaas ng pahina. Ang format na iyong gagamitin ay depende sa kung ikaw ay nagsusulat ng isang pormal o impormal na liham.
Kung ikaw ay sumusulat ng isang pormal na liham, ang petsa ay dapat isulat nang buo, kasama ang araw ng linggo, buwan at taon. Halimbawa: Miyerkules, ika-1 ng Enero 2020.
Kung sumusulat ka ng impormal na liham, maaari mong paikliin ang petsa. Halimbawa: 1/1/20 o 01/01/2020.
Hakbang 4: Magsimula sa isang pagbati
Simulan ang iyong liham sa tamang pagbati. Ang “Dear Mr./Mrs. Smith” ay angkop kung alam mo ang pangalan at titulo ng tao. Kung hindi mo alam ang pangalan ng tao, gamitin ang “Dear Sir/Madam.”
Hakbang 5: Ang katawan ng liham
Ang katawan ng liham ay kung saan mo isusulat ang pangunahing nilalaman ng iyong liham. Upang matiyak na ang iyong liham ay maayos at epektibo, may ilang bagay na dapat tandaan:
Panatilihin itong maigsi – Kapag isinusulat ang katawan ng iyong liham, siguraduhing mabilis na makarating sa punto at iwasan ang pag-gala. Mapapahalagahan ng iyong mambabasa ang isang liham na direkta at madaling basahin.
Gawin itong kawili-wili – Upang maging mapanghikayat ang iyong liham, kailangan itong maging kawili-wili. Tiyaking isama ang mga nauugnay na impormasyon at katotohanan, pati na rin ang iyong sariling mga personal na kaisipan at karanasan.
Gumamit ng malakas na wika – Maingat na piliin ang iyong mga salita upang makalikha ng malakas at makapangyarihang mensahe. Iwasang gumamit ng mahina o passive na pananalita, na gagawing hindi gaanong epektibo ang iyong liham.
Hakbang 6: Ang pagsasara
Ipagpalagay na nasabi mo na ang lahat ng gusto mo sa liham, ang pagsasara ay isang bagay lamang ng pagbabalot ng mga bagay. Ang isang magalang at karaniwang paraan upang isara ang isang liham ay gamit ang “Taos-puso,” na sinusundan ng iyong lagda at na-type na pangalan. Kung kilala mo nang husto ang tao, maaari kang gumamit ng mas personal na pag-sign-off, tulad ng “All the best,” “Love,” o “Take care.”
Hakbang 7: Lagdaan ang liham
Ang huling hakbang sa paggawa ng iyong sulat ay ang pagpirma nito. Maaari itong gawin sa pamamagitan ng kamay o gamit ang isang digital na lagda. Kung pinipirmahan mo ng kamay ang sulat, isulat lamang ang iyong pangalan sa ibaba ng pahina. Kung gumagamit ka ng digital signature, may ilang iba’t ibang paraan para gawin ito.
Ang isang paraan ay ang paggamit ng serbisyo tulad ng DocuSign, na magbibigay-daan sa iyo at sa tatanggap na elektronikong lagdaan ang dokumento. Ang isa pang paraan ay ang gumawa ng digital signature gamit ang software tulad ng Adobe Acrobat.
Kung pinipirmahan mo ng kamay ang sulat, siguraduhing nababasa ang iyong sulat-kamay.
Maaari mo ring isama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnayan (numero ng telepono, email address, atbp.) sa ibaba ng iyong pirma upang madaling makipag-ugnayan sa iyo ang tatanggap kung mayroon silang anumang mga katanungan.
Hakbang 8: Magdagdag ng postscript (opsyonal)
Ipagpalagay na kasama ka pa rin, oras na para magdagdag ng pahabol (PS) sa iyong liham. Ang PS ay isang maikling mensahe na inilagay pagkatapos ng lagda ng isang liham. Madalas itong ginagamit upang ihatid ang isang mahalaga o huling kaisipan na may kaugnayan sa layunin ng liham.
Kung magpasya kang magsama ng PS sa iyong liham, panatilihin itong maikli. Ang isa o dalawang pangungusap ay sapat na. At siguraduhin na anuman ang iyong isusulat ay nagpapatibay sa pangkalahatang mensahe ng iyong liham.
Narito ang ilang mga halimbawa ng epektibong PS’s:
“P.S. I’ll be in town next week and would love to meet for coffee.”
“P.S. Salamat sa iyong konsiderasyon.”
“P.S. Inaasahan kong marinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon.”
Hakbang 9: Ipadala ang iyong sulat!
Ipagpalagay na nagpapadala ka ng isang pisikal na liham, ang ikasiyam at huling hakbang ay ilagay ang iyong sulat sa isang sobre, tugunan ito, at lagyan ng selyo. Pagkatapos, ilagay lang ito sa isang mailbox at hintayin itong makarating sa destinasyon nito! Para sa karagdagang proteksyon, maaari ka ring makakuha ng insurance o pagsubaybay para sa iyong sulat.
Sana ay may natutunan ka kung paano ang mga paraan upang ikaw ay makasulat ng isang liham, ito may ay sa isang kaibigan, katrabaho, o di kaya’y sa iyong minamahal.
