Nakapunta ka na ba sa isang pulong kung saan hindi kinuha ang mga katitikan?
Ang ganitong mga pagpupulong ay maaaring maging magulo, na walang sinumang lubos na sigurado kung sino ang nagsabi kung ano.
Ang katitikan ng pulong, na kilala rin bilang ang minutes, ay isang dokumentong nagtatala ng mga importante at makabuluhang puntong tinalakay sa isang pulong.
Sa artikulong ito, tutuklasin natin kung ano ang katitikan ng pulong at kung paano gumawa nito.
Titingnan namin ang iba’t ibang mga template para sa paggawa ng mga katitikan, kung kailan dapat gamitin ang mga naturang dokumento, at kung paano masisiguro ang katumpakan kapag nagre-record ng mga detalye ng isang pulong.
Gamit ang impormasyong ito sa kamay, magagawa mong tiyakin na ang lahat ng mga pagpupulong ay produktibo at ang lahat ay may malinaw na pag-unawa sa kung ano ang tinalakay.
Ano ang katitikan ng pulong?
Ang katitikan ng pulong ay isang nakasulat na talaan ng mga tinalakay at napagdesisyunan sa pulong.
Ang mga ito ay kadalasang inihahanda ng kalihim o katulong at inaprubahan ng tagapangulo.
Ang mga minuto ay dapat kasama ang:
- Ang petsa, oras at lugar ng pagpupulong
- Ang mga pangalan ng mga taong naroroon
- Isang buod ng tinalakay
- Anumang desisyon na ginawa
- Ang petsa ng susunod na pagpupulong
Ang mga katitikan ng pagpupulong ay isang mahalagang tool para panatilihing nasa track at nananagot ang lahat.
Tumutulong sila upang matiyak na ang mga pagpupulong ay produktibo at mahusay.
Ano ang mga benepisyo ng pagkakaroon ng mga katitikan ng pulong?
Maraming benepisyo ang pagkakaroon ng mga katitikan ng pulong.
Ang pinaka-halatang benepisyo ay nagbibigay ito ng nakasulat na rekord ng kung ano ang napag-usapan at napagpasyahan sa panahon ng pulong.
Makakatulong ito kapag sinusubukang lutasin ang mga hindi pagkakasundo o tandaan kung ano ang napag-usapan sa ibang araw.
Maaari ding gamitin ang mga katitikan upang tulungang panagutin ang mga kalahok para sa kanilang mga aksyon at desisyon.
Kung may nagsabi na may gagawin sila sa panahon ng pulong ngunit hindi nasunod, maaaring gamitin ang mga katitikan upang ipaalala sa kanila ang kanilang pangako.
Bilang karagdagan, ang mga katitikan ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa pagsubaybay sa pag-usad ng mga proyekto sa paglipas ng panahon.
Sa wakas, ang mga katitikan ay maaaring magsilbi bilang isang mahalagang kasangkapan sa komunikasyon, parehong panloob at panlabas.
Kung ang mga stakeholder o iba pa na hindi nakadalo sa pagpupulong ay kailangang ipaalam sa kung ano ang nangyari, ang mga katitikan ay maaaring magbigay ng isang maigsi na pangkalahatang-ideya.
Katulad nito, ang mga katitikan ay maaaring i-circulate pagkatapos ng isang pulong upang matiyak na ang lahat ay nasa parehong pahina at alam ang mga susunod na hakbang.
Paano gumawa ng katitikan ng pulong?
Upang matiyak na ang iyong mga katitikan ng pulong ay komprehensibo at maayos na organisado, sundin ang mga tip na ito:
1. Magsimula sa pamamagitan ng pagtukoy sa mga pangunahing punto na kailangang makuha mula sa talakayan. Makakatulong ito sa iyong manatiling nakatuon sa pinakamahalagang paksa.
2. Pansinin kung sino ang nagsabi ng ano sa panahon ng pulong. Makakatulong ito sa iyo na mag-attribute ng mga aksyon, item, at desisyon sa tamang indibidwal.
3. Iwasang isulat ang lahat ng sinabing verbatim. Sa halip, tumuon sa pagkuha ng mga pangunahing ideya na ipinahayag ng bawat tagapagsalita.
4. Kung maaari, i-type kaagad ang iyong mga tala pagkatapos ng pulong habang ang lahat ay sariwa pa sa iyong isipan. Gagawin nitong mas madali ang paggawa ng tumpak at kumpletong katitikan.
Mga tips para sa paggawa ng mga katitikan ng pulong
1. Panatilihing maikli ang katitikan ng pulong hangga’t maaari. Isama lamang ang impormasyong nauugnay sa layunin ng pulong.
2. Tiyaking isama ang petsa, oras, at lokasyon ng pulong, gayundin ang mga pangalan ng mga dadalo.
3. Itala ang anumang mga desisyon o aksyon na lalabas sa pulong, at tiyaking magtalaga ng responsibilidad para sa bawat isa.
4. Pagkatapos ng pagpupulong, i-circulate ang mga katitikan sa lahat ng dadalo para sa pagsusuri at pag-apruba.
Mga Halimbawa ng Katitikan ng Pulong
Narito ang ilan sa mga halimbawa ng katitikan ng pulong na dapat mong sundin:
Halimbawa 1:
Pamagat: Marketing Committee Meeting Petsa: Enero 10, 2021 Oras: 10:00 am – 11:00 am Lokasyon: Conference Room A
Mga dadalo:
- John Smith
- Jane Doe
- Tom Williams
Agenda:
- Repasuhin ang mga nakaraang katitikan ng pagpupulong
- Update sa marketing campaign para sa Q1
- Pagtalakay sa bagong paglulunsad ng produkto
- Bukas na talakayan
Katitikan:
Ang pagpupulong ay nagsimula sa 10:00 ng umaga na may pagrepaso sa nakaraang mga katitikan ng pagpupulong. Ang update sa marketing campaign para sa Q1 ay ipinakita ni John Smith. Ang kampanya ay nasa track at nakatakdang ilunsad ayon sa iskedyul.
Nagbigay si Jane Doe ng update sa bagong paglulunsad ng produkto. Ang petsa ng paglulunsad ay itinakda para sa Marso 1 at ang koponan ay nagsusumikap sa pagsasapinal ng mga materyales sa marketing.
Sa panahon ng bukas na talakayan, ipinakita ni Tom Williams ang ideya ng pagho-host ng isang webinar upang ipakita ang bagong produkto. Sumang-ayon ang koponan na isaalang-alang ang mungkahi at mag-follow up ng higit pang impormasyon sa susunod na pagpupulong.
Nag-adjourn ang pulong sa ganap na 11:00 am.
Halimbawa 2:
Pamagat: Petsa ng Pagpupulong ng HR: Enero 15, 2021 Oras: 9:00 am – 10:00 am Lokasyon: Conference Room B
Mga dadalo:
- Mary Johnson
- Kevin Nguyen
- Lisa Rodriguez
Agenda:
- Repasuhin ang mga nakaraang katitikan ng pagpupulong
- Pagtalakay sa mga benepisyo ng empleyado
- Pagsusuri ng mga pagsusuri sa pagganap ng empleyado
- Bukas na talakayan
Katitikan:
Ang pagpupulong ay nagsimula sa 9:00 ng umaga na may pagrepaso sa nakaraang mga katitikan ng pagpupulong.
Pinangunahan ni Mary Johnson ang isang talakayan sa mga benepisyo ng empleyado at ipinakita ang impormasyon sa mga bagong opsyon na gagawing magagamit sa mga empleyado.
Pagkatapos ay sinuri ng pangkat ang mga pagsusuri sa pagganap ng empleyado at tinalakay ang anumang mga kinakailangang pagpapabuti o layunin para sa susunod na quarter.
Sa panahon ng bukas na talakayan, dinala ni Lisa Rodriguez ang ideya ng pagpapatupad ng isang programa sa pagtuturo para sa mga bagong empleyado.
Sumang-ayon ang pangkat na saliksikin ang ideya at mag-follow up ng higit pang impormasyon sa susunod na pagpupulong.
Ang pagpupulong ay ipinagpaliban ng 10:00 ng umaga.
Sana makatulong ang mga halimbawang ito! Ipaalam sa akin kung mayroon kang iba pang mga katanungan.
Konklusyon
Ang mga katitikan ng pulong ay isang mahalagang dokumento pagdating sa pagsubaybay sa mga desisyon at talakayan sa negosyo.
Ito ay nagsisilbing isang talaan na maaaring i-refer sa hinaharap, na tinitiyak na ang lahat ay nasa parehong pahina tungkol sa kung ano ang napag-usapan at napagkasunduan sa mga pulong.
Ang pag-alam kung paano magsulat ng mga epektibong katitikan ng pulong ay susi para sa anumang matagumpay na organisasyon, kaya siguraduhing maglaan ka ng ilang oras upang maging pamilyar sa mga pinakamahusay na kagawian para sa paglikha ng mga ito.
Sa kaunting pagsasanay, malapit ka nang magsulat ng mahusay na mga katitikan na kumukuha ng lahat ng nauugnay na impormasyon mula sa bawat pulong!
